Organiser un événement est souvent un moment fort dans la vie d'une association. Autorisations, sécurité, assurances, communication : retrouvez les principales démarches à connaître pour préparer votre manifestation.
Les événements organisés sur la voie publique
Lorsqu'une association organise un événement sur la voie publique (défilé, rassemblement, manifestation, marche, etc.), elle doit respecter certaines obligations administratives et de sécurité. Les démarches à effectuer varient selon la nature de l'événement.
Organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique
Lorsqu'une association organise une manifestation, un défilé ou un rassemblement sur la voie publique, certaines démarches administratives peuvent être nécessaires. Selon la nature de l'événement, une déclaration préalable doit être adressée à la mairie ou à la préfecture compétente.
Cette déclaration doit généralement être déposée au minimum 3 jours francs et au maximum 15 jours francs avant la date prévue de l'événement.
Par ailleurs, il est important de vérifier que l'association dispose d'une assurance adaptée afin de couvrir les éventuels dommages causés aux participants ou aux tiers. Selon l'événement organisé, une garantie spécifique peut être nécessaire.
Organisation d'une manifestation sportive en Gironde
Depuis le 1er septembre 2022, les dossiers de déclaration ou de demande d'autorisation pour les manifestations sportives se déroulant en Gironde et instruites par la préfecture doivent être déposés prioritairement en ligne sur la plateforme dédiée. Cette démarche permet aux organisateurs de transmettre leur dossier et d'en suivre l'instruction de manière dématérialisée.
Cette plateforme concerne uniquement les manifestations sportives terrestres se déroulant en plein air. Les manifestations nautiques, aériennes ainsi que celles organisées en salle ou dans un stade de plein air (sports collectifs, sports de combat, etc.) continuent d'être instruites selon les procédures habituelles.
Organisation d’un spectacle
L'obligation de détenir un récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur de spectacles dépend du caractère principal, secondaire ou occasionnel de l'activité de spectacle vivant au sein de l'association.
Lorsque le spectacle vivant constitue l'activité principale de l'association
Toute personne ou structure qui exerce une activité d'exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles vivants doit être titulaire d'un récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur de spectacles.
Comment obtenir le récépissé ?
L'entrepreneur de spectacles doit déclarer son activité et justifier des conditions de compétence ou d'expérience professionnelle requises.
La déclaration s'effectue en ligne sur la plateforme dédiée du ministère de la Culture. Le récépissé est délivré pour une durée de cinq ans renouvelable.
Faire la déclaration Lorsque le spectacle vivant constitue une activité secondaire
Lorsque l'organisation de spectacles vivants ne constitue pas l'activité principale de l'association, elle est considérée comme une activité secondaire.
L'association doit être titulaire d'un récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur de spectacles lorsqu'elle organise plus de six représentations par an.
Comment obtenir le récépissé ?
- L'association doit déclarer son activité sur la plateforme dédiée du ministère de la Culture.
- La déclaration peut être effectuée en ligne. Le récépissé est délivré pour une durée de cinq ans renouvelable.
Faire la déclaration Lorsque le spectacle vivant constitue une activité occasionnelle
Lorsque l'organisation de spectacles vivants ne figure pas parmi les activités prévues par les statuts de la personne morale (association, société, etc.), elle est considérée comme une activité occasionnelle.
Dans ce cas, lorsque la structure organise au maximum six représentations par an, elle n'est pas tenue de détenir un récépissé de déclaration d'activité d'entrepreneur de spectacles.
Toutefois, elle reste soumise aux autres obligations applicables en matière d'organisation de spectacles vivants, notamment celles relatives à l'emploi des artistes et aux déclarations sociales.
Diffusion de musique lors d'un événement
La diffusion de musique lors d'un événement organisé par une association est soumise au respect des droits d'auteur.
Pour diffuser de la musique en public, l'association doit obtenir une autorisation auprès de la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique) et, sauf exception, s'acquitter des droits correspondants.
Les règles applicables diffèrent selon qu'il s'agit de musique enregistrée ou d'une interprétation en direct par des artistes (concert, bal, spectacle musical, etc.).
Musique enregistrée
Lorsque l'association diffuse de la musique au moyen de supports enregistrés (CD, vinyles, radio, télévision, fichiers numériques, plateformes de streaming, etc.), les sommes dues comprennent :
- les droits d'auteur, perçus par la SACEM ;
- la rémunération équitable, destinée aux artistes-interprètes et aux producteurs.
- L'association doit effectuer une demande d'autorisation auprès de la SACEM avant la manifestation.
- Le montant des droits à acquitter varie notamment en fonction de la nature de l'événement, de sa fréquentation et des conditions d'organisation.
- La diffusion d'une œuvre musicale sans l'autorisation requise peut constituer une atteinte aux droits d'auteur et exposer son auteur à des sanctions civiles et pénales.
Faire la demande Concert ou bal
Lorsqu'un concert, un bal ou toute autre représentation musicale est organisé, l'association doit obtenir une autorisation auprès de la SACEM avant la manifestation.
Après l'événement, l'association doit transmettre à la SACEM le programme des œuvres interprétées (également appelé « état des recettes et programme des œuvres »), permettant de répartir les droits d'auteur entre les créateurs concernés.
Le montant des droits d'auteur varie notamment en fonction de la nature de la manifestation, de sa fréquentation et de ses modalités d'organisation.
L'utilisation d'œuvres musicales sans l'autorisation requise est susceptible de constituer une atteinte aux droits d'auteur et d'entraîner des sanctions civiles et pénales.
Loterie, tombola ou loto traditionnel organisé par une association
Les associations peuvent organiser des loteries, des tombolas ou des lotos traditionnels lorsqu'ils sont destinés à financer des activités à caractère culturel, sportif, éducatif ou social exercées sans but lucratif.
Loterie ou tombola
L'organisation d'une loterie ou d'une tombola doit être autorisée par le maire de la commune où se situe le siège de l'association ou, dans certains cas, par le préfet.
Pour obtenir cette autorisation, l'association doit transmettre :
- le formulaire Cerfa n° 11823 ;
- les statuts de l'association ;
- le bilan du dernier exercice financier lorsque le capital d'émission de la loterie ou de la tombola dépasse 7 500 €.
Loto traditionnel
Les lotos traditionnels organisés dans un cercle restreint et dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation sociale sont autorisés sans autorisation préalable.
Les mises doivent être de faible valeur et les lots ne peuvent pas être remboursés en espèces ni donner lieu à une contrepartie financière.
Buvette ou bar tenu par une association
Une association peut exploiter un bar de manière permanente ou ouvrir une buvette temporaire sous certaines conditions.
Les règles applicables varient selon que des boissons alcoolisées sont servies ou non.
En savoir plusBar permanent
Bar sans alcool
Une association peut librement exploiter un bar permanent ne proposant aucune boisson alcoolisée.
Aucune autorisation administrative particulière n'est requise.
Toutefois, les recettes générées par cette activité peuvent, dans certains cas, être considérées comme des recettes lucratives et être soumises aux règles fiscales applicables aux associations.
Bar avec alcool
Lorsqu'il est réservé aux seuls adhérents de l'association et ne constitue pas une activité commerciale, le fonctionnement d'un bar associatif est autorisé sous certaines conditions. Les boissons servies doivent appartenir aux catégories autorisées par la réglementation en vigueur.
En revanche, lorsqu'il est ouvert au public, l'exploitation d'un débit de boissons alcoolisées est soumise à la réglementation applicable aux débits de boissons et nécessite notamment l'obtention de la licence correspondante.
Obtenir la licenceBuvette temporaire
Une association peut ouvrir une buvette temporaire à l'occasion d'une manifestation.
Les conditions d'autorisation varient selon le type d'événement concerné :
- manifestation organisée par l'association ;
- manifestation sportive ;
- foire ou exposition ;
- réunion ou manifestation à caractère privé.
Dans la plupart des cas, une demande préalable doit être adressée à la mairie de la commune concernée.
J’organise une manifestation éco-responsable et pauvre en déchets
Le Département de la Gironde, en partenariat avec l’ADEME Aquitaine, a initié depuis 2008 un dispositif d’accompagnement et de développement des manifestations responsables en Gironde.
Un kit pratique rassemblant des guides, des films, des outils pour mener une démarche responsable et réduire la production de déchets est disponible.