La loi du 1er juillet 1901 laisse la liberté aux membres de déterminer leurs organes de direction, leurs attributions respectives, les personnes représentant l’association vis-à-vis des tiers. Cependant, les organes les plus courants sont l’assemblée générale des membres, le conseil d’administration, le bureau et le représentant légal des instances dirigeantes d’une association.
L’assemblée générale des membres
L'assemblée générale est la réunion des membres d'une association qui a pour objectif de prendre des décisions importantes et de discuter de l'orientation et de la gestion de l'association. Les statuts fixent la composition et les attributions de cette dernière.
En principe, elle a lieu tous les ans mais ce n’est pas une obligation, sauf si les statuts le prévoient. Pour certaines associations, l’assemblée générale annuelle est obligatoire.
Elle est obligatoire pour les associations reconnues d’utilité publique, celles qui rémunèrent un de leurs dirigeants, celles qui perçoivent des subventions publiques et celles qui sont agréées par les ministères, de pêche et de protection du milieu aquatique et départementales.
Les éléments nécessaires lors d'une assemblée générale
Lors d’une assemble générales, les éléments suivants sont inclus :
- La convocation : les membres sont informés de la date, de l'heure et du lieu de l'assemblée générale.
- L’ordre du jour : le comité directeur établit l'ordre du jour, qui peut inclure des sujets tels que les rapports annuels, les comptes financiers, les élections, les modifications statutaires, etc.
- La Présidence : l'assemblée générale est présidée par le président de l'association ou, en son absence, par un vice-président.
- La prise de décision : les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents et votants. Certaines décisions peuvent nécessiter une majorité qualifiée.
- Les Minutes : les décisions et les discussions de l'assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal qui est signé par le président et le secrétaire
Comment se fixe l’ordre du jour de l’assemblée générale d’une association ?
Un ordre du jour doit être fixé à chaque assemblée générale. Il correspond à différents points, appelés "résolutions", qui seront votés par les membres de l'association. Les conditions dans lesquelles l'ordre du jour est arrêté sont définies dans les statuts. En conséquence, il est fortement recommandé aux personnes ou organes habilités à fixer l'ordre du jour des assemblées de fixer les conditions dans lesquelles les membres peuvent demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour, l’approbation des comptes et du rapport d'activités, le vote du budget prévisionnel, la désignation des dirigeants (membres du bureau).
Pour quels types de décision l’assemblée générale est-elle obligatoire ?
L'assemblée générale est tenue de prendre les décisions suivantes : exiger la reconnaissance d'utilité publique, respecter les obligations démocratiques dans les associations reconnues d'utilité publique, déterminer le sort des biens de l'association en cas de dissolution sans dispositions légales, approuver les comptes annuels et nommer un commissaire aux comptes dans les associations qui doivent les traiter, approuver le rapport du commissaire aux comptes en cas de problèmes menaçant la continuité de l'association et permettre aux associations sans but lucratif d'utiliser l'exonération de TVA pour les services sociaux, culturels, éducatifs ou sportifs offerts à leurs membres.
Bref, l'assemblée générale est un moment important pour les membres de l'association pour discuter et décider de l'avenir de l'association..
Le conseil d’administration
Le conseil d'administration de l'association a pour objet de remplacer tous les membres de l'association. Il n'est pas obligatoire pour une association de se doter d'un conseil d'administration sauf si celle-ci veut être reconnue association d’utilité publique ou obtenir un agrément.
Comment est-il composé ?
Il est composé d'administrateurs, de 3 à 18 membres, et d'un président du conseil d'administration. C’est l'assemblée générale qui désigne les administrateurs par un vote, ils sont élus pour un mandat à durée déterminée et renouvelable. En cas de changement de conseil d’administration, celui-ci doit être assuré par les statuts.
Quel est son rôle ?
Le conseil d'administration s’occupe principalement de l'administration, de la gestion quotidienne de l'association ainsi que de tout ce que les statuts n’attribuent pas à l’assemblée générale.
Les statuts définissent ses pouvoirs, il est chargé, entre autres, de la préparation du budget, du contrôle de son exécution, de la préparation de la réunion de l'assemblée générale et de l'exécution de ses décisions.
Qui peut être trésorier d'une association ?
Dans une association en France, le trésorier est généralement un membre élu du conseil d'administration. Il peut être un membre bénévole, un salarié de l'association, ou parfois un professionnel externe (comme un comptable) selon la taille et la structure de l'association.
Voici les critères généraux pour être trésorier d'une association :
- Le trésorier doit être un membre de l'association. En règle générale, le trésorier est un membre du conseil d'administration ou du bureau de l'association. Il est élu par les membres du conseil d'administration.
- Le trésorier doit être en mesure de remplir les tâches requises. Ces tâches incluent la gestion des finances de l'association, la tenue des comptes, la préparation des rapports financiers, la préparation et le suivi du budget, la gestion des ressources financières, etc.
- Le trésorier ne doit pas être interdit par la loi d'occuper ce poste. Par exemple, une personne qui a été condamnée pour un crime lié à la gestion financière peut être interdite de servir en tant que trésorier.
Le bureau
Une association n'est pas obligée de se doter d'un bureau. Lorsqu'il est mis en place, sa composition est définie par les statuts ou un règlement intérieur.
Comment est-il composé ?
- D’un président et d’un ou plusieurs vice-présidents
- D’un secrétaire et d’un 1 secrétaire adjoint
- D’un trésorier et d’un 1 trésorier adjoint
Quel est son rôle ?
Le bureau détient des missions de gestion courante, définies par les statuts. Elles doivent être distinctes de celles du conseil d'administration.
Le représentant légal
Il s'agit d'une personne habilitée à représenter et agir au nom de l'association vis-à-vis des tiers, tels que les banques, les autorités administratives et judiciaires. Il est nommé dans les statuts de l'association et peut être le président ou une autre personne désignée. Les actes du représentant légal lient l'association vis-à-vis des tiers.
La gouvernance collégiale dans l’association
Une association collégiale est une association dont le mode de gouvernance repose sur la collégialité. Cela signifie qu'il n'y a pas de lien hiérarchique entre les membres, qui se partagent les responsabilités et les missions. Cette gouvernance peut être appelée collégiale, horizontale, autogérée, démocratique, participative, collective.
Toutefois certaines règles doivent être respectées, notamment au niveau de la rédaction des statuts d’une association collégiale. Ils doivent impérativement préciser :
- Le titre, l’objet et le siège social de l’association
- Les organes de gouvernance et le mode d’organisation de l’association collégiale
- L’identité du ou des représentants légaux
Exemples de statuts modifiable pour une gouvernance collective
TITRE I - Constitution, OBJET, SIÈGE SOCIAL, DURÉE
Article 1 : Constitution et dénomination Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi de 1901, ayant pour titre: << nom de l'association ».
Article 2 : Objet
Cette association a pour objet de...
Article 3 : Siège social
Le siège social est fixé à ... Il pourra être transféré par simple décision du conseil collégial.
Article 4 : Durée
La durée de l'association est illimitée.
Ou
La durée de l'association est fixée pour la durée de la réalisation de son objet. Lorsque celui-ci sera atteint, l'association sera dissoute.
Article 5 : Membres
L'association se compose de membres actifs et de membres passifs. Tous ont le pouvoir de voter à l'as- semblée générale. Sont membres actifs les membres de l'association qui participent régulièrement aux activités. Ils paient une cotisation annuelle ainsi qu'un droit d'entrée lors de leur adhésion, leur donnant accès à certaines activités de l'association. Sont membres passifs les membres de l'association qui s'acquittent uniquement de leur cotisation annuelle.
Article 6 : Conditions d'adhésion
Pour faire partie de l'association, il faut adhérer aux présents statuts et au règlement intérieur de l'association et s'acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par l'assemblée générale annuelle. Le conseil collégial pourra refuser des adhésions et n'aura pas à justifier des raisons de son refus. Ces refus ne pourront cependant en aucun cas être basés sur quelque discrimination que ce soit telle que définie par l'article 225-1 du Code pénal.
Article 7 : Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
- la démission ;
- le décès ;
- la radiation prononcée par le conseil collégial pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave. (Avant la prise de la décision éventuelle de radiation, le membre concerné est invité, au préalable, à fournir des explications au conseil collégial en se faisant accompagner s'il le souhaite.
TITRE II - ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 8 : Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire réunit tous les membres de l'association, à jour de leur cotisation. Elle se réunit au moins une fois par an. Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l'association sont convoqués par les soins du conseil collégial. L'ordre du jour est indiqué sur les convocations. L'assemblée générale est souveraine.
Elle approuve ou désapprouve les rapports présentés par le conseil collégial en ce qui concerne les bilans d'activités et financier de l'année précédente. Si l'un des rapports fait l'objet d'une désapprobation, le conseil collégial est destitué d'office et l'assemblée devra procéder à l'élection d'un nouveau conseil. L'assemblée générale délibère sur les orientations à venir et fixe les priorités d'action de l'association. Elle fixe les montants des cotisations annuelles et approuve ou désapprouve les modifications apportées au règlement intérieur.
Elle procède à la désignation des membres du conseil collégial en tendant à la parité hommes femmes en son sein, et, si celle-ci ne peut être atteinte, en s'interdisant de dépasser le ratio 60/40 d'un sexe par rapport à l'autre.
Les décisions sont prises à la majorité de 60% des voix des membres présents ou représentés. Chaque adhérent présent ne peut détenir plus de deux procurations de membres représentés.
Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l'élection des membres du conseil qui est faite à bulletin secret. Cependant, si un cinquième de l'assemblée demande pour d'autres décisions un vote à bulletin secret, celui-ci doit être organisé, quelle que soit la décision concernée.
Article 9 : Assemblée générale extraordinaire
L'assemblée générale extraordinaire, constituée de tous les membres de l'association à jour de leur cotisation, est réunie dans les cas suivants :
- modification des statuts de l'association ;
- dissolution de l'association ;
- sur n'importe quel sujet dès lors qu'un quart des membres de l'association demande au conseil collégial de la réunir. Celui-ci dispose alors d'un délai d'un mois entre le dépôt de la demande et la date de l'AGE.
Les conditions de convocation sont identiques à celles de l'assemblée générale ordinaire, mais les délibérations sont prises à la majorité de 75% des membres présents ou représentés. Chaque adhérent présent ne peut détenir plus de deux procurations de membres représentés.
Article 10 : Le conseil collégial
L'association est administrée par un conseil collégial de (Ex: 8 à 14) membres, élus pour (1, 2 ou 3)
an(s) par l'assemblée générale. Les membres sont rééligibles.
Le conseil collégial est chargé, par délégation de l'assemblée générale, de :
- la mise en œuvre des orientations décidées par l'assemblée générale ;
- la préparation des rapports, de l'ordre du jour et des propositions de modification des statuts et du règlement intérieur, présentés à l'assemblée générale ou à l'assemblée générale extraordinaire ;
- l'administration de l'association et l'accomplissement de tous les actes afférents ;
- la décision d'agir en justice.
Le conseil collégial répartit en son sein l'ensemble des tâches et responsabilités à assurer, pour une durée limitée ou non, en désignant en particulier deux administrateurs chargés des relations avec les salariés. Il désigne par ailleurs au moins deux responsables légaux de l'association.
Les décisions prises, en cohérence avec les orientations décidées en AG, sont discutées entre les membres du conseil sans qu'aucun ne dispose d'une voix prépondérante. Les décisions ne peuvent être valables que si elles reçoivent au moins 60% des voix des membres du conseil (présents, représentés ou absents). Mais, prioritairement, on recherchera le consensus au sein du conseil de manière à éviter que les décisions excluent systématiquement une minorité des membres.
Il peut déléguer tel ou tel de ses pouvoirs, pour une durée déterminée, à un ou plusieurs de ses membres, en conformité avec le règlement intérieur. Tout membre du conseil, dès lors qu'il a été désigné pour cela par le conseil collégial, peut valablement représenter l'association et agir en son nom dans la limite de la délégation qu'il aura reçue.
Le conseil collégial se réunit au moins par an. (3, 4) fois.
Tout membre du conseil qui, sans excuse, n'aura pas assisté à (3, 4) réunions consécutives, sera réputé démissionnaire.
Article 11 : Règlement intérieur
Un règlement intérieur peut être établi par le conseil collégial qui le fait approuver par l'assemblée générale. Y seront détaillées les responsabilités et les délégations de pouvoirs ou de signature attribuées aux membres du conseil collégial, à d'autres membres de l'association ou à des salariés. Il pourra ainsi spécifier à qui sont confiées les missions suivantes :
- représentation de l'association en justice ;
- gestion et signature sur les comptes bancaires ;
- comptabilité de l'association; appel annuel des cotisations ;
- suivi de la gestion sociale de l'association ;
- tenue des procès-verbaux des réunions du conseil collégial et des assemblées générales ;
- déclarations à la préfecture et publications au Journal officiel des modifications dans l'administration de l'association ;
- conservation des archives.
TITRE III - RESSOURCES
Article 12 : Les ressources de l'association Les ressources de l'association comprennent :
- le montant des cotisations ;
- les subventions de l'État, des collectivités territoriales et des institutions ou fondations ;
- le produit des activités commerciales et manifestations liées à son objet ;
- toute autre ressource autorisée par la loi.
TITRE IV - DISSOLUTION
Article 13 : Dissolution de l'association En cas de dissolution prononcée par l'assemblée générale extraordinaire convoquée selon les modalités définies par l'article 9, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu à une association ayant des buts similaires, conformément à la loi.